Hi teman-temankuy!

Wah, tampaknya hari ini Bakuy produktif banget yah nulisnya. Yupz, selama pandemi ini mencegah Bakuy bepergian, Bakuy berusaha untuk melunasi utang-utang tulisan Bakuy. Selain agar blog ini lebih aktif, juga supaya pengetahuan Bakuy engga mengendap dan hilang gitu aja. Tentunya akan lebih bermanfaat kalau pengalaman-pengalaman ini Bakuy bagikan pada teman-temankuy yang mungkin membutuhkannya.

Sesuai judul di atas, kali ini Bakuy mau cerita tentang pengalaman Bakuy waktu mengurus visa Jepang sendiri. Bakuy ngurus visa ke Jepang 1 bulan sebelum keberangkatan yaitu bulan Agustus 2019. Meskipun sudah lewat hampir satu tahun, persyaratan visa-nya masih belum banyak berubah kalau Bakuy bandingkan dengan sekarang. Namun, kalau teman-temankuy mau informasi yang lebih kekinian, bisa langsung akses sahaja situs Japan Visa Application Center (JVAC) di sini atau situs kedutaan Jepang untuk Indonesia di sini.

Note : Bakuy sudah mematahkan mitos yang mengatakan kalau paspor kosong akan sulit disetujui permohonan visanya, karena paspor Papa dan Mama masih kosong melompong waktu apply dan ternyata di-approved. Mungkin pertimbangannya adalah karena usia Mama dan Papa yang udah bukan usia produktif, uda gitu jalan bareng anak-anaknya. Jadi menurut staf konsuler resikonya pun kecil.

Bakuy mengurus visa Jepang di kantor JVAC di Lotte Shopping Avenue mengingat kedutaan Jepang cuma menerima permohonan registrasi visa waiver sahaja, sedangkan permohonan visa untuk paspor non-elektronik harus melalui JVAC. Waktu itu cuma Wakuy yang sudah e-paspor, sedangkan Bakuy dan orang tua masih paspor non-elektronik. Maka dari itu, kita masih harus ngurus di JVAC. Untuk punya Wakuy, sebenernya bisa sih kalau mau apply langsung di kedutaan. Gratis dan cuma 1 hari pula prosesnya. Tapi biar sekalian dan engga perlu ngurus dua kali, kita lebih memilih diurus langsung barengan di JVAC. Lagian Wakuy juga malas harus ngurus ke kedutaan jadi dia lebih suka ngikutin aja apa maunya Bakuy.

Ada dua cara untuk apply melalui JVAC, yaitu lewat appointment atau walk-in. Kalau mau pakai appointment, bisa dicek di sini. Tapi waktu itu Bakuy walk-in aja karena gaada waktu bikin appointment yang harus buat akun dulu segala macam. Lagian umumnya appointment itu dipakai buat kalau mau apply dalam jumlah besar atau pada saat musim liburan. Karena Bakuy engga buru-buru dan cuma apply untuk 4 orang, jadi aman-aman aja sih pakai walk-in.

Persyaratan yang harus diserahkan pada saat itu (untuk paspor non-elektronik) antara lain :

1. Fotokopi surat yang menunjukkan bahwa pemohon memang memiliki ikatan kekerabatan,

2. Paspor asli dan fotokopi halaman depan,

3. Pas foto berlatar belakang putih ukuran 4.5 x 4.5 cm, dua lembar. Banyak studio foto yang sudah familiar dengan persyaratan visa Jepang. Cukup kasih tau mereka saja kalau teman-temankuy butuh pas foto untuk visa Jepang,

4. Formulir permohonan visa yang telah diisi lengkap dan benar,

5. Fotokopi KTP (bisa diganti KTM bagi yang masih mahasiswa),

6. Tiket PP masuk dan keluar Jepang,

7. Bukti reservasi penginapan selama di Jepang,

8. Jadwal perjalanan sejak masuk hingga keluar Jepang, formatnya bisa diunduh di sini.

9. Fotokopi bukti keuangan

10. Surat keterangan kerja/cuti dari kantor (bagi yang sudah bekerja)

Semua dokumen tersebut harus berukuran A4 dan hanya A4. Jangan dilipat maupun disteples, ya! Jika tidak mau repot, bisa pakai paperclip atau dimasukin ke dalam map plastik. Ini penting, karena pihak konsuler tidak akan menerimanya kalau dokumen-dokumen tersebut disteples dan/atas terlipat. Walaupun nanti akan diperiksa pihak JVAC juga, tapi lebih baik turuti sahaja kemauan konsuler.

Untuk paspor elektronik, persyaratannya hanya paspor asli dan surat pernyataan sahaja yang bisa diunduh di sini.

Note : ada beberapa kasus visa waiver ditolak. Kasus ini jaranggg, tapi pernah terjadi. Kalau ini sudah terjadi pada teman-temankuy, maka teman-temankuy harus apply visa manual di JVAC seperti pemilik non e-paspor. Selain itu, pemilik visa waiver juga lebih rentan dikenai random checking di bandara ketibaan. Tapi syukurlah waktu itu Wakuy aman-aman sahaja.

Nah, Bakuy akan coba jabarkan beberapa hal dari persyaratan yang sekiranya perlu diperjelas sahaja yah.

1. Untuk persyaratan yang pertama, tujuan pihak kedutaan adalah memastikan kalau pemohon memiliki kekerabatan satu sama lain. Misal, Bakuy pergi sekeluarga berempat sama Mama, Papa, dan Wakuy. Gimana cara kedutaan tau kalau Wakuy bener-bener abangnya Bakuy? Atau Mama bener-bener istrinya Papa? Kurang lebih begitu cara pikirnya. Jadi, waktu itu Bakuy lampirin fotokopi Kartu Keluarga (KK), fotokopi buku nikah, dan fotokopi akte kelahirannya Bakuy (Wakuy engga perlu karena dia e-paspor). Buku nikah berfungsi untuk menunjukkan kalau Papa dan Mama memang suami istri yang sudah menikah selama puluhan tahun, lalu akte kelahiran merupakan bukti kalau Bakuy merupakan anak mereka karena di akte tercantum nama ibu kandung. Sedangkan KK berfungsi untuk nginfoin kedutaan kalau Wakuy juga bagian dari anggota keluarga kita.

2. Saat fotokopi buku nikah, pastikan halaman depannya yang difotokopi (yang mencantumkan nama pasangan). Kalau bagian ini engga dicantumkan ya nanti petugas konsulernya bingung ini memang nikah, tapi nikahnya sama siapa kan gatau haha. Jadi saat memfotokopi dokumen yang membuktikan kekeluargaan, pastikan bagian namanya tercantum!

3. Bakuy agak lupa waktu itu fotokopi KTP-nya dipotong atau engga, tapi Bakuy sarankan supaya jangan dipotong. Kalaupun ternyata disuruh dipotong, kemungkinan JVAC punya alatnya dan bisa bantuin. Atau bawa aja gunting. Ini lebih praktis daripada udah dipotong, eh ternyata harus yang full A4. Kan ribet jadi harus fotokopi lagi :(

4. Tiket PP masuk-keluar Jepang. Waktu itu Bakuy lampirkan yang uda issued karena sudah terlanjur beli. Bakuy kurang tau apakah memang dibutuhkan yang uda issued atau sebenernya boleh dalam bentuk dummy. Kalau dilihat dari persyaratan sih, harusnya bisa dummy ya. Tapi Bakuy ga berani menyarankan karena ga pernah pakai tiket dummy hehe.

5. Jadwal perjalanan selama di Jepang, usahakan jangan terlalu detil dan dibuat sesederhana mungkin. Di format itu ada 3 kolom, pertama cukup isi hari dan tanggal, trus destinasi cukup isi tempat wisatanya aja misal Sensoji Temple atau Tokyo Disneyland, atau Dotonbori, dsb. Kalau lebih dari satu, dibuat poin-poin sahaja. Untuk tempat menginap, isi aja nama hotelnya. Selalu ingat bahwa staf konsuler itu sibuk parah, jadi jangan tambah kesibukan mereka dengan penjelasan aneh-aneh. Ikutin aja formatnya. Kalau misal hari itu emang ga ngapa-ngapain karena hari pertama dan nyampenya juga malam, yauda tulis aja 'arrive in Tokyo, take a rest in hotel'. Pokoknya dibikin simpel aja, deh!

6. Waktu Bakuy apply visa, jadwal perjalanannya Bakuy sederhanakan. Walaupun pada kenyataannya Bakuy mengunjungi empat kota yaitu Tokyo, Nagasaki, Hiroshima, dan Kyoto, pada saat nulis jadwal di permohonan visa Bakuy tulisnya cuma akan tinggal di Tokyo. Kenapa? Pertama, meminimalisir pertanyaan di benak staf konsuler. Misal kita terlalu jujur dengan nulis empat kota tersebut, maka pihak konsuler akan makin kepo dengan tabungan kita. Dia akan mempertimbangkan jumlah uang kita dengan rencana perjalanan kita. Kan malah beresiko ditolak nantinya. Jadi Bakuy bikin aja seolah cuma tinggal di Tokyo. Destinasinya ya cari aja di google 'Must visit place in Tokyo' trus disebar ke setiap tanggalnya haha. Ini juga akan sangat membantu saat kita bikin bukti reservasi penginapan.

7. Karena di formulir jadwal perjalanan Bakuy bilang cuma akan stay di Tokyo, jadi Bakuy engga perlu pusing nyari reservasi untuk 4 kota. Bakuy tinggal cari hostel yang free cancellation di Traveloka (ingat ya, yang free cancellation! Traveloka akan selalu ngasih informasi apakah itu free cancellation atau engga serta persyaratan-persyaratannya apa sahaja), habis itu Bakuy tinggal issued pakai kartu kredit Papa untuk tanggal 16-25 September, udah deh! Setelah visa di-approved, tinggal cancel hotelnya dan booking penginapan yang sebenarnya. Kebayang ga kalau di jadwal perjalanan kita ngisi 4 kota? Kita jadi harus cari 4 booking-an terpisah dan itu sangat ribet!

8. Untuk reservasi-reservasi kayak gini Bakuy selalu pakai Traveloka dari tahun 2015 dan gapernah ada masalah bahkan waktu ke Volgograd yang antah berantah sekalipun. Jadi uda terpercaya banget, lah!

9. Fotokopi bukti keuangan, Bakuy pakai rekening koran 3 bulan terakhir dan juga slip gaji 3 bulan terakhir. Kenapa kok sampai dobel? Biar staf konsuler bisa verifikasi kalau Bakuy bener-bener nerima gaji tersebut, dan otomatis ini memverifikasi surat keterangan kerja yang Bakuy lampirkan. Misal nih, di slip gaji Bakuy, yang waktu itu masih dari KAP Bernama, tercantum X juta dibayarkan tanggal sekian. Kan bisa dilihat di rekening koran ada duit masuk sebesar exactly sekian. Di samping itu, Bakuy khawatir staf konsuler curiga karena ada duit lumayan gede yang tiba-tiba masuk ke rekening Bakuy, padahal itu duit bonus dan uang lembur. Nah, untuk menepis kecurigaan konsuler, dengan adanya slip gaji kan dia bisa tau kalau itu adalah duit bonus jadi wajar kalau ada uang masuk tiba-tiba gede di bulan itu. Apalagi gaji auditor kan naik-turun tergantung lembur atau enggaknya. Jadi ini sangat membantu.

Note : fotokopi keuangan bisa untuk lebih dari satu orang kalau memang sekeluarga. Misal, waktu itu yang lampirin rekening koran cuma Bakuy sama Papa, sedangkan Mama engga karena anggepnya uda sepaket ama Papa. Ini boleh, asalkan persyaratan nomor 1 nya lengkap, yaitu bukti kekerabatan. Selain itu, untuk jumlah tabungan, menurut Bakuy yang wajar aja misal per orang 1.5 juta dikali lama tinggal (kalau tiket pesawat sudah issued). Bakuy waktu itu pakai perhitungan kasar seperti ini dan approved kok. Yang penting ya itu : keuangan stabil dan gaada uang keluar-masuk tiba-tiba dalam jumlah besar. Beberapa orang bahkan ada yang sampai melampirkan deposito, surat tanah, dll tapi ga di-approved, ya karena menurut Bakuy, itu ga realistis. Tujuannya kan cuma jalan-jalan, apa mungkin teman-temankuy rela nyairin deposito dan jual tanah cuma buat jalan-jalan? Kan ga masuk akal! Yang ada pihak konsuler malah curiga jangan-jangan itu duit mau dijadiin modal buat tinggal di Jepang!

10. Surat keterangan kerja, makin terkenal perusahaannya, makin komprehensif isinya, makin lama masa kerjanya, maka makin bagus. Accounting Staff dari sebuah perusahaan multinasional mungkin akan lebih 'dipercaya' dibanding supervisor keuangan di (ini Bakuy sembarang nyebut nama yaa) CV Eka Pertama Dwi Sejahtera misalkan. Ini rahasia umum, dong, karena reputasi perusahaan multinasional pasti lebih terpercaya. Trus makin komprehensif juga makin bagus. Misal, dia ngasih surat keterangan kerja. Gimana cara konsuler yakin kalo dia memang bener-bener masih kerja di situ? Gimana kalau ternyata dia minta HR, trus besoknya dia cabut karena berniat jadi imigran ke Jepang? It's an extreme example memang, dan sebenernya bisa diverifikasi kalau staf konsuler cukup rajin nelpon ke kantornya, tapi kan mereka sibuk banget! Jadi alangkah bagusnya kalau di surat keterangan kerja tercantum kalau teman-temankuy memang akan menghabiskan cuti selama sekian hari dari tanggal sekian sampai sekian dengan berlibur bersama keluarga ke Jepang. Untung KAP Bernama yang sangat profesional itu sudah tau pentingnya hal ini, jadi di format mereka udah ada penjelasannya termasuk lama bekerja juga. Orang yang uda kerja 2 tahun tentu lebih dipercaya dibanding yang baru kerja 3 bulan, kan?

Nah, kurang lebih seperti itu sih penjelasannya termasuk beberapa hal yang mungkin dipertimbangkan sama staf konsuler. Ohiya, untuk biaya pemrosesannya bisa dicek di sini yah. Untuk e-paspor, kalau apply lewat kedutaan tidak dikenakan biaya, tapi kalau lewat JVAC dikenakan biaya IDR 100ribu (per April 2020 naik jadi IDR 120ribu). Bayarnya bisa pakai cash maupun debit/credit card, cuma waktu itu EDC machine nya lagi bermasalah jadi mereka cuma terima cash. Prosesnya kalau ga salah 5 hari kerja. Bakuy apply hari Kamis, ambilnya Selasa minggu depannya, dan itu sudah diinformasikan lewat surel. Jadi engga perlu takut ke-skip karena JVAC akan selalu ngabarin prosesnya misal uda diterima JVAC, diserahkan ke kedutaan, dan telah diterima kembali oleh JVAC dan siap diambil kembali.

Ohiya, untuk proses pembuatan dan pengambilan paspor setelah visa disetujui, boleh diwakilkan oleh orang lain. Hanya saja, kalau diwakilkan anggota keluarga, harus nunjukkin bukti kekerabatan (Bakuy waktu itu pakai KK). Atau kalau diwakilkan orang lain, harus pakai surat kuasa dan itu pasti lebih ribet.

Nah, sekian pengalaman Bakuy dalam membuat visa Jepang! Akhirnya Bakuy punya visa negara OECD di paspor Bakuy hoho. Mudah, kan? Lebih murah pula karena gaperlu bayar komisi ke travel agent! Yuk, kalau pandemi ini uda kelar, segera eksplor Tokyo!

#story #Visa #Japan #2019